哈囉 ~ 大家好，希望昨天的文章有讓大家更認識 SharePonit 這個工具到底可以用來做什麼。昨天提到在Office 365 架構下的 SharePonit 可以做到的項目有：

• 建力組織內部網站，並建立頁面、文件庫和清單。
• 新增組織內部網頁並自訂的內容(例如：新增各項重要資訊發布、組織公告、協作流程說明等)。
• 運用工作流程、表單和清單管理您的每日例行工作。
• 在雲端中同步並儲存檔案，讓跨空間、跨時間的協作可以更便利。
• 使用行動裝置 App 隨時掌握資訊、並隨時瀏覽。

其實以上的功能就可以讓你使用 SharePoint 架設不同的內部網站，做好檔案管理、資訊公告、小組協作、資訊布達的功能，此外，搭配 Power Automate，也可以讓你自動化工作流程。如果你不知道從何開始，SharePoint 也很貼心的提供一些模板讓大家參考，我們也可以修改模板，發會自己的創意，那我們就開始吧~

剛剛提到，SharePoint 可以建立小組或通訊網站，你也可以先瀏覽 Microsoft Docs 的相關說明，加深 SharePoint 的用場景概念。

為了讓大家比較有感，我們就以給全公司的公司入口網站為例，一起來看看 SharePoint 可以如何幫助你的組織提升生產力。

首先，我們要先釐清這個使用 SharePoint 公司入口網站的目的，跟需要包含的項目有哪些以及網站完成設定後的日常為運作業，先清楚自己的需求，以下列出了幾點：

公司入口網站的目的：

• 組織內部各項檔案資源以及應用程式的一站式入口。

公司入口網站的需求：

• 日常行政公告、制度規章公布
• 各部門及專案管理資料庫
• 作業流程表單入口管理

根據以上需求我們就可以開始建立 SharePoint 架構囉~

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首先，我們要先建立入口網站，來到 SharePoint 之後，有兩種網站選項可供選擇：小組網站以及通訊網站，他們的用途說明如下，簡單來說，共同協作選擇小組網站，資訊佈達及參與選擇通訊網站。

小組網站：

• 在專案上共同作業
• 讀取與小組相關的新訊
• 隨時掌握共用行事曆的最新狀態並管理工作

通訊網站：

• 廣泛分享新訊或資訊
• 與廣大觀眾進行互動
• 使用現代化、視覺化的版面配置

基本上，如果你還沒完全想好目前架設的小組網站的使用方向，我會建議使用 "小組網站"，除了包含的內容比較多之外，最重要的是小組網站可共同協作，建立及管理資訊清單、共用內容，及建立 Microsoft 365 群組將網站的資源整合到 Teams 中，更集中進行即時共同作業，也更容易追蹤並持續更新專案狀態。如果想要分享資訊，也可以透過新增頁面或的方式在小組網站上發布新訊息。

生產力工具的開發，我也會建議可以想得更遠一些，因為組織都會成長，從現在需求出發，思考將要開發的工具接下來可以如何隨著小組成長進行擴充，不然隔一段時間就要將系統工具打掉重練，也是很辛苦的。

不過若回到我們的原先目的，架設公司入口網站，作為組織內部各項檔案資源以及應用程式的一站式入口，我個人覺得通訊網站或許更適合些，原因在於通訊網站可以有更視覺化的資訊呈現，例如，未來想要將公司內部公告等更視覺化的呈現，通訊網站會比小組網站更適合(我們再複習一遍：共同協作選擇小組網站，資訊佈達及參與選擇通訊網站)，此外，善用通訊網站的視覺化功能，可以透過嵌入的方式將不同專案小組或單位的小組網站連結放在通訊網站，這樣也更符合 "一站式入口" 的概念。

以上的我們說明了 SharePoint 最讓人搞不懂的小組網站及通訊網站，也先以公司入口網站做了一個起頭範例，明天會再接者說明為什麼用 SharePoint 製作的公司入口網站可以組織提升生產力。那我們明天見！

溫秘書下班囉~